Guía para pymes
Limpiar contactos antes de usar CRM o email marketing
Meter una agenda desordenada en un CRM o en una herramienta de email no arregla el problema: puede multiplicarlo. Primero limpia duplicados, origen y permiso.
Trabaja siempre sobre una copia. Crea columnas mínimas: nombre, empresa, email, teléfono, origen, permiso, última interacción y notas. Los contactos con permiso dudoso no se importan a campañas.
Qué datos mínimos conviene tener
- Nombre y relación con el negocio.
- Email y teléfono si se usa para seguimiento.
- Origen del contacto: formulario, cliente, evento, WhatsApp, referido o compra.
- Fecha aproximada de último contacto.
- Permiso para comunicaciones comerciales.
Privacidad y consentimiento
Responder a una consulta concreta no es lo mismo que añadir a esa persona a una newsletter. No compres bases de datos, no mezcles contactos personales con comerciales y no subas listas enteras a herramientas nuevas solo para probar.
Cuándo basta una hoja
Puede bastar una hoja si hay pocos contactos, solo una persona hace seguimiento y todavía estás separando clientes, leads, proveedores y contactos antiguos. Una hoja limpia puede ser mejor que un CRM mal usado.
Cuándo tiene sentido un CRM
Un CRM empieza a tener sentido cuando varias personas atienden clientes, se pierden seguimientos, hay oportunidades abiertas y necesitas saber quién respondió, cuándo y qué queda pendiente.
Si no sabes de dónde salió un contacto o qué permiso tiene, márcalo como dudoso. Es mejor una lista más pequeña y fiable que una lista grande llena de riesgo.
Checklist rápido
- La lista es una copia, no el original único.
- Nombre, email y teléfono están en columnas separadas.
- Los duplicados principales están marcados o eliminados.
- Cada contacto tiene origen claro o está marcado como dudoso.
- Existe una columna de consentimiento o permiso.