Guía para pymes
Mini CRM en una hoja antes de comprar un CRM
Antes de pagar una herramienta, muchas pymes pueden ordenar su seguimiento comercial con una hoja sencilla: contactos, estado, responsable y próxima acción.
Crea una hoja con columnas mínimas: nombre, empresa, contacto, origen, estado, responsable, próxima acción, fecha de seguimiento y notas. Si eso no se usa bien durante dos semanas, comprar un CRM no arreglará el problema.
Cuándo tiene sentido empezar con una hoja
Una hoja puede ser suficiente cuando el equipo es pequeño, hay pocos contactos activos y el problema principal es saber a quién hay que llamar, responder o recordar esta semana.
No es una solución perfecta. Es una forma barata de descubrir si el negocio necesita realmente un CRM o si antes falta método.
Columnas mínimas del mini CRM
- Nombre: persona o empresa con la que hay relación.
- Contacto: email, teléfono o canal principal.
- Origen: web, referido, llamada, WhatsApp, evento, cliente antiguo o campaña.
- Estado: nuevo, contactado, pendiente, propuesta, ganado, perdido o descartado.
- Responsable: quién se encarga de moverlo.
- Próxima acción: llamar, enviar información, recordar, cerrar, pedir dato o descartar.
- Fecha de seguimiento: cuándo toca revisar.
- Notas: solo lo necesario para continuar sin releer toda la conversación.
Regla importante: cada contacto debe tener próxima acción
Un listado de nombres no es un CRM. Un CRM empieza a existir cuando cada oportunidad tiene estado y siguiente paso. Si no hay próxima acción, el contacto queda aparcado aunque esté en una herramienta cara.
Estados simples para no complicarse
- Nuevo: ha entrado y todavía no hay respuesta clara.
- Contactado: ya se respondió o llamó.
- Pendiente: esperamos dato, decisión o llamada.
- Propuesta: se envió presupuesto, oferta o siguiente paso comercial.
- Ganado: se convirtió en cliente o venta.
- Perdido: no sigue adelante, con motivo si se sabe.
Qué revisar cada semana
- Contactos nuevos sin respuesta.
- Pendientes sin fecha de seguimiento.
- Propuestas enviadas sin próxima acción.
- Contactos duplicados o sin origen.
- Responsables con demasiadas tareas acumuladas.
Cuándo ya conviene pasar a un CRM real
Un CRM empieza a tener sentido cuando varias personas atienden clientes, hay muchas oportunidades abiertas, se pierden seguimientos, necesitas permisos por usuario o quieres medir tiempos y resultados sin depender de una hoja compartida.
La hoja no es el destino final. Es una prueba de orden. Si el equipo aprende a trabajar con estado, responsable y próxima acción, después será mucho más fácil elegir e implantar un CRM de verdad.
Plantilla de ejemplo
Puedes empezar con esta estructura:
- Fecha de entrada
- Nombre
- Empresa
- Email o teléfono
- Origen
- Estado
- Responsable
- Próxima acción
- Fecha de seguimiento
- Notas